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टूटा माल, फ़्री सैंपल, गिफ़्ट और अपना इस्तेमाल
कुछ माल बिना बिल के निकल जाता है। उसे कैसे लिखें ताकि स्टॉक रजिस्टर शेल्फ़ से मिले, और स्टॉक कैसे गिनें।
बिना बिल के निकला माल
ज़्यादातर स्टॉक किसी डॉक्यूमेंट के साथ चलता है: परचेज़ बिल से आता है, इनवॉइस से जाता है। कुछ माल बिना किसी बिल के निकल जाता है। उसे न लिखें तो रजिस्टर वह स्टॉक दिखाता है जो अब आपके पास नहीं है। स्टॉक एडजस्टमेंट उसे दर्ज करता है।
यहाँ कैसे लिखें
- स्टॉक एडजस्ट करें दबाएँ।
- तारीख चुनें, फिर हर आइटम की मात्रा लिखें और कारण चुनें: टूट-फूट / खराब, अपना इस्तेमाल, फ़्री सैंपल, गिफ़्ट, गुम या चोरी, एक्सपायर, गिनती में कम, मिल गया या गिनती में ज़्यादा।
- छोटा नोट लिखें (जैसे "गोदाम में चूहे" या "स्टाफ़ को दिवाली गिफ़्ट") और सेव करें दबाएँ। जाने वाले कारण स्टॉक घटाते हैं; मिल गया और गिनती में ज़्यादा स्टॉक बढ़ाते हैं।
स्टॉक की गिनती
अपनी शेल्फ़ कम से कम साल में एक बार, 31 मार्च को, गिनें, और महँगे या तेज़ बिकने वाले माल को ज़्यादा बार। स्टॉक गिनें दबाएँ: हर आइटम बही की मात्रा के साथ दिखता है। जो गिना वह लिखें; टूल सिर्फ़ फ़र्क को "गिनती में कम" या "गिनती में ज़्यादा" के रूप में एक एडजस्टमेंट में सेव करता है।
उदाहरण
एक स्टेशनरी दुकान 5 पेन फ़्री सैंपल में देती है, बारिश में 2 कॉपियाँ भीग जाती हैं और मालिक 1 कैलकुलेटर घर ले जाता है। तीन लाइन वाला एक एडजस्टमेंट: पेन 5 (फ़्री सैंपल), कॉपी 2 (टूट-फूट / खराब), कैलकुलेटर 1 (अपना इस्तेमाल)। तीनों स्टॉक से घटते हैं। अगर इन्हें खरीदते समय GST क्रेडिट लिया था, तो वह GST रिटर्न में रिवर्स होता है; देखें स्टॉक के GST नियम।
आम गलतियाँ
- फ़्री सैंपल का सेल इनवॉइस बनाना। पैसा नहीं आता, इसलिए ज़ीरो वैल्यू इनवॉइस बिक्री को उलझा देता है। कारण फ़्री सैंपल चुनकर एडजस्टमेंट करें।
- सिर्फ़ गिनती ठीक करना, कारण कभी नहीं। बार-बार "गिनती में कम" चोरी या बिलिंग की गलती की ओर इशारा है। इसकी जाँच करें।
- स्टॉक ठीक करने के लिए परचेज़ बिल डिलीट करना। बिल आपके अकाउंट में भी है। स्टॉक एडजस्टमेंट से ठीक करें, और गलत बिल को परचेज़ रिटर्न या सही बिल से।